Secrétaire assistant(e)

Objectifs pédagogiques :

A l’issue de la formation les apprenants seront capables de:

• Structurer leur poste de travail pour gagner en efficacité et en rigueur professionnelle
• Planifier et organiser les activités administratives de l’équipe
• Organiser efficacement les informations et les documents afin d’assurer la traçabilité la confidentialité et l’ accessibilité
• Assurer le suivi administratif courant du personnel

MOYENS TECHNIQUES ET PÉDAGOGIQUES

• Salle de formation équipée (écran de projection, paperboard, connexion wifi, imprimante)
• Mise à disposition de ressources documentaires
• Mise à disposition d’ordinateur et logiciels (open source et/ou payant)
• Accès à une plateforme d’apprentissage collaborative (google classrooms et suite google)

CONTENU DE LA FORMATION

1.Méthodologie de classement physique et numérique

a.Aménagement physique et numérique de l’environnement de travail

b.Règles de classement : logique alphabétique, chronologique, thématique

c.Classement hybride : articuler papier et numérique

2.Organisation des agendas (individuel, d’équipe)

a.Utilisation d’agendas partagés (Google Calendar, Outlook…)

b.Planification des réunions, tâches récurrentes, relances

3.Suivi administratif des activités de l’équipe

a.Préparation logistique des déplacements : feuilles de route, réservation,

notes de frais

b.Suivi des congés et absences (tableaux Excel, outils RH)

c.Suivi des tableaux de bord de présence et d’activités

4.Outils et méthodes d’organisation

a.Méthodes de priorisation (Eisenhower, Pomodoro, GTD…)

b.Check-lists, To-do lists dynamiques (papier vs Trello / Notion)

c.Gestion du temps et lutte contre la procrastination

5.Étude de cas : réorganisation d’un poste administratif

ÉVALUATION DES ACQUIS

• Quiz de positionnement en début et fin de module
• Évaluation formative via mises en situation
• Evaluation de la satisfaction
• Remise d’une attestation de formation

Objectifs pédagogiques :

A l’issue de la formation les apprenants seront capables de:

• Rédiger des documents professionnels courants en appliquant les règles de présentation, d’orthographe et de syntaxe propres à l’environnement administratif (courriers, comptes rendus, notes internes, e-mails pro, etc.)
• Transmettre des informations de manière claire et structurée à l’écrit, en adaptant le niveau de langage au destinataire et au contexte professionnel
• Accueillir, orienter et renseigner un visiteur ou un interlocuteur en face-à-face ou par téléphone, en utilisant un vocabulaire approprié et un ton professionnel
• Répondre de manière professionnelle aux demandes d’information et aux réclamations courantes, en adoptant une posture relationnelle adaptée, orientée solution et respectueuse des attentes du client

MOYENS TECHNIQUES ET PÉDAGOGIQUES

• Salle de formation équipée (écran de projection, paperboard, connexion wifi, imprimante)
• Mise à disposition de ressources documentaires
• Mise à disposition d’ordinateur et logiciels (open source et/ou payant)
• Accès à une plateforme d’apprentissage collaborative (google classrooms et suite google)

CONTENU DE LA FORMATION

1.Techniques de rédaction professionnelle

a.Rédiger des documents administratifs courants : courriers, e-mails, notes internes

b.Adapter le niveau de langage et la structure au type de destinataire (hiérarchique, usager, partenaire…)

c.Utiliser les formules de politesse, les mises en page types et les règles de lisibilité

2.Accueil téléphonique et physique

a.Adopter une posture professionnelle : ton, gestuelle, expression orale

b.Pratiquer l’écoute active pour identifier clairement la demande

c.Gérer les situations délicates et les réclamations avec calme et efficacité

3.Communication interservices et hiérarchique

a.Identifier les codes de communication interservices

b.Relayer une information ascendante ou descendante de façon claire et synthétique

c.Favoriser la coopération et la circulation fluide de l’information

4.Techniques d’entretien avec un interlocuteur difficile

a.Comprendre les sources de tension et les désamorcer

b.Appliquer les principes de communication non violente (CNV)

c.S’exprimer avec assertivité tout en préservant la relation

5.Mise en situation : Gestion de l’accueil et communication avec un interlocuteur difficile en milieu professionnel

ÉVALUATION DES ACQUIS

• Quiz de positionnement en début et fin de module
• Évaluation formative via mises en situation
• Evaluation de la satisfaction
• Remise d’une attestation de formation

Objectifs pédagogiques :

A l’issue de la formation les apprenants seront capables de:

• Produire des documents professionnels complexes et structurés en mobilisant les techniques de rédaction avancée et les normes de présentation adaptées à chaque type de support
• Utiliser de manière autonome et efficace les outils bureautiques de la suite Office ou équivalents (LibreOffice, Google Workspace, etc.), en sélectionnant les fonctionnalités adaptées à la tâche

MOYENS TECHNIQUES ET PÉDAGOGIQUES

• Salle de formation équipée (écran de projection, paperboard, connexion wifi, imprimante)
• Mise à disposition de ressources documentaires
• Mise à disposition d’ordinateur et logiciels (open source et/ou payant)
• Accès à une plateforme d’apprentissage collaborative (google classrooms et suite google)

CONTENU DE LA FORMATION

1.Word : production de documents professionnels structurés

a.Utilisation des styles prédéfinis pour automatiser la mise en forme

b.Création de sommaires dynamiques et gestion des documents longs

c.Publipostage : création de courriers personnalisés à partir de bases de données

d.Insertion et mise en page d’objets graphiques (images, tableaux, formes, SmartArt)

2.Excel : traitement de données et suivi administratif

a.Utilisation des fonctions avancées (SI, RECHERCHEV/X)

b.Création et analyse de Tableaux Croisés Dynamiques

c.Gestion de bases de données simples (filtres, liste déroulante, tris, validation de données)

d.Réalisation d’un suivi budgétaire avec mise en forme conditionnelle et graphiques

3.PowerPoint : création de diaporamas professionnels, animation, masque

a.Élaboration de diaporamas professionnels avec messages clés

b.Utilisation des masques de diapositives pour garantir une cohérence graphique

c.Intégration d’animations et transitions sobres pour dynamiser la présentation

4.Outils collaboratifs : Teams, OneDrive ou équivalent

a.partager des documents

b.organiser une réunion à distance

c.collaborer en temps réel sur un même fichier

5.Mise en pratique : Réalisation d’un ensemble de documents professionnels liés à une situation de gestion courante (tableau de suivi, courrier, note interne, présentation)

ÉVALUATION DES ACQUIS

• Quiz de positionnement en début et fin de module
• Évaluation formative via mises en situation
• Evaluation de la satisfaction
• Remise d’une attestation de formation

Objectifs pédagogiques :

A l’issue de la formation les apprenants seront capables de:

• Mettre en œuvre des pratiques de gestion documentaire garantissant la traçabilité, la confidentialité et l’accessibilité de l’information, en conformité avec les usages professionnels et les règles de sécurité
• Utiliser efficacement des outils numériques adaptés à la gestion documentaire (explorateur de fichiers, outils cloud, GED simplifiée)
• Identifier les risques liés à la sécurité de l’information (perte de données, accès non autorisé, erreurs de version) et appliquer les mesures de base pour y faire face (sauvegardes, mots de passe, droits d’accès)

MOYENS TECHNIQUES ET PÉDAGOGIQUES

• Salle de formation équipée (écran de projection, paperboard, connexion wifi, imprimante)
• Mise à disposition de ressources documentaires
• Mise à disposition d’ordinateur et logiciels (open source et/ou payant)
• Accès à une plateforme d’apprentissage collaborative (google classrooms et suite google)

CONTENU DE LA FORMATION

1.Organisation des documents numériques

a.Principes et règles d’archivage numérique

b.règles de nommage de fichiers et arborescences efficaces

c.introduction à la GED (Gestion Électronique des Documents) en contexte PME/TPE

2.Dématérialisation et outils associés

a.numérisation

b.OCR (reconnaissance optique de caractères)

c.signature électronique

3.Confidentialité, traçabilité et sécurité des données

a.Application des règles de protection des données personnelles (RGPD)

b.gestion des droits d’accès

c.principes de base de la cybersécurité documentaire (partage sécurisé, mots de passe, confidentialité interne/externe)

4.Utilisation raisonnée du cloud

a.bonnes pratiques de stockage collaboratif

b.synchronisation et gestion des versions

c.risques et limites du travail en ligne.

5.Mise en situation : Transmission d’un dossier client en télétravail

ÉVALUATION DES ACQUIS

• Quiz de positionnement en début et fin de module
• Évaluation formative via mises en situation
• Evaluation de la satisfaction
• Remise d’une attestation de formation

Objectifs pédagogiques :

A l’issue de la formation les apprenants seront capables de:

• Mettre en place une veille ciblée et exploitable, en identifiant les sources d’information pertinentes pour le service et en structurant la restitution des données collectées
• Concevoir et actualiser des tableaux de suivi lisibles et adaptés aux besoins opérationnels, à l’aide d’outils bureautiques appropriés (Excel, Google Sheets, etc.)
• Contribuer à l’optimisation des procédures internes, en analysant les dysfonctionnements récurrents et en proposant des axes d’amélioration concrets et réalistes

MOYENS TECHNIQUES ET PÉDAGOGIQUES

• Salle de formation équipée (écran de projection, paperboard, connexion wifi, imprimante)
• Mise à disposition de ressources documentaires
• Mise à disposition d’ordinateur et logiciels (open source et/ou payant)
• Accès à une plateforme d’apprentissage collaborative (google classrooms et suite google)

CONTENU DE LA FORMATION

1.Identifier et sélectionner des sources d’information fiables

a. Approche critique des sources : juridiques, institutionnelles, métiers et sectorielles

b.décryptage de la fiabilité et de l’actualité des contenus

2.Utiliser des outils numériques simples et gratuits pour organiser sa veille

a.introduction aux flux RSS

b.découverte d’outils : Google Alertes, Feedly, etc

3.Créer un tableau de bord de suivi opérationnel

a. Élaboration d’un tableau de bord sur Excel (ou équivalent), intégrant des indicateurs simples : tâches, échéances, informations clés avec une mise en forme lisible et actualisable

4.Repérer et visualiser les dysfonctionnements récurrents dans un service

a.Mind-Mapping, diagramme, Matrice “Problème – Cause – Idée”

5.Atelier : proposition d’une amélioration dans un process existant (à partir d’éléments issus de la veille)

ÉVALUATION DES ACQUIS

• Quiz de positionnement en début et fin de module
• Évaluation formative via mises en situation
• Evaluation de la satisfaction
• Remise d’une attestation de formation

Objectifs pédagogiques :

A l’issue de la formation les apprenants seront capables de:

• Adopter une posture professionnelle adaptée aux situations de travail, en tenant compte ducontexte, des interlocuteurs et des codes de l’entreprise
• Développer ses compétences comportementales clés (soft skills) : communication interpersonnelle, gestion des émotions, esprit d’équipe, sens des responsabilités et capacité d’adaptation

MOYENS TECHNIQUES ET PÉDAGOGIQUES

• Salle de formation équipée (écran de projection, paperboard, connexion wifi, imprimante)
• Mise à disposition de ressources documentaires
• Mise à disposition d’ordinateur et logiciels (open source et/ou payant)
• Accès à une plateforme d’apprentissage collaborative (google classrooms et suite google)
• Savoir-être professionnel
• Posture en entreprise

CONTENU DE LA FORMATION

1.Règles de comportement en entreprise

a.ponctualité

b.communication

c.autonomie

2.Collaborer efficacement au sein d’une équipe

a.Prendre sa place dans le collectif

b.Développer l’esprit d’entraide

3.Adopter une posture de service professionnelle

a.Comprendre et incarner le rôle de l’assistant·e :disponibilité, discrétion, réactivité, respect et excellence relationnelle

4.Faire preuve de flexibilité et gérer les imprévus avec sérénité

a. Travailler sur l’adaptabilité face aux changements de consignes,

b.Gestion des délais et des priorités ,

c.outils et méthodes pour canaliser le stress au travail

5.Mises en situation professionnelles et jeux de rôles

ÉVALUATION DES ACQUIS

• Quiz de positionnement en début et fin de module
• Évaluation formative via mises en situation
• Evaluation de la satisfaction
• Remise d’une attestation de formation

Objectifs pédagogiques :

A l’issue de la formation les apprenants seront capables de:

• Identifier les usages actuels et émergents de l’intelligence artificielle dans les fonctions administratives
• Adopter une posture critique et responsable face aux outils d’IA, en évaluant leur pertinence, leurs limites et les enjeux éthiques et juridiques associés (fiabilité, confidentialité, RGPD, biais…)

MOYENS TECHNIQUES ET PÉDAGOGIQUES

• Salle de formation équipée (écran de projection, paperboard, connexion wifi, imprimante)
• Mise à disposition de ressources documentaires
• Mise à disposition d’ordinateur et logiciels (open source et/ou payant)
• Accès à une plateforme d’apprentissage collaborative (google classrooms et suite google)

CONTENU DE LA FORMATION

1.Comprendre les fondamentaux de l’intelligence artificielle

a.Notions clés

b.fonctionnement

c.cas d’usage en entreprise

d.enjeux éthiques, respect du RGPD et gestion des données sensibles

2.Découvrir les assistants IA intégrés aux outils bureautiques

a. Exemples : ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini

b.Focus sur les usages adaptés au métier d’assistant·e : Rédiger, Résumer, Générer

3.Exercer son esprit critique face aux productions de l’IA

a.Identifier les biais

b.vérifier la fiabilité des contenus générés

c.repérer les formulations inadaptées ou les erreurs factuelles

4.Mise en pratique : Réalisation de 3 tâches types à l’aide d’un outil IA, (mail client, tableau de suivi, synthèse d’un texte long)

ÉVALUATION DES ACQUIS

• Quiz de positionnement en début et fin de module
• Évaluation formative via mises en situation
• Evaluation de la satisfaction
• Remise d’une attestation de formation

Objectifs pédagogiques :

A l’issue de la formation les apprenants seront capables de:

• Comprendre les documents comptables courants et assurer leur suivi administratif
• Participer efficacement à la gestion administrative du cycle achats/ventes, de la saisie des pièces justificatives au suivi des règlements et relances simples

MOYENS TECHNIQUES ET PÉDAGOGIQUES

• Salle de formation équipée (écran de projection, paperboard, connexion wifi, imprimante)
• Mise à disposition de ressources documentaires
• Mise à disposition d’ordinateur et logiciels (open source et/ou payant)
• Accès à une plateforme d’apprentissage collaborative (google classrooms et suite google)

CONTENU DE LA FORMATION

1.Décryptage des documents comptables courants

a. Comprendre et exploiter les éléments d’un devis, d’un bon de commande, d’une facture, d’un avoir

b.Vérifier la conformité des informations avant saisie et transmission

2.Suivi administratif des commandes clients et fournisseurs

a.Tenue à jour des fichiers de suivi (Excel ou outil dédié), repérage des échéances et des relances à effectuer.

b.Respect des délais et procédures internes

3.Relances simples et posture commerciale adaptée

a.relance de paiements clients ou de factures fournisseurs : mail + appel

4.Utilisation raisonnée d’outils numériques de gestion

a.Présentation/démonstration d’outils utilisés en entreprise (ex. Sage 50)

5.Mise en pratique: traitement administratif d’une commande client (Édition des documents, mise à jour du suivi, simulation de relance, archivage numérique des pièces)

ÉVALUATION DES ACQUIS

• Quiz de positionnement en début et fin de module
• Évaluation formative via mises en situation
• Evaluation de la satisfaction
• Remise d’une attestation de formation

Objectifs pédagogiques :

A l’issue de la formation les apprenants seront capables de:

• Assurer le suivi administratif courant du personnel dans le respect des procédures de l’entreprise (dossier salarié, absences, congés, visites médicales, etc.)
• Contribuer à la production et à la mise à jour de documents RH (courriers, attestations, tableaux de suivi…)
• Communiquer de manière claire, professionnelle et confidentielle dans le cadre d’échanges liés aux ressources humaines
• Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs pour organiser, transmettre et sécuriser les informations RH

MOYENS TECHNIQUES ET PÉDAGOGIQUES

• Salle de formation équipée (écran de projection, paperboard, connexion wifi, imprimante)
• Mise à disposition de ressources documentaires
• Mise à disposition d’ordinateur et logiciels (open source et/ou payant)
• Accès à une plateforme d’apprentissage collaborative (google classrooms et suite google)

CONTENU DE LA FORMATION

1.Gestion administrative courante du personnel

a.Suivi des absences, congés, arrêts maladie, visites médicales via des outils de suivi simples (tableaux, agendas partagés)

b.Mise à jour du dossier salarié en conformité avec les procédures internes

2.Appui aux démarches d’embauche

a. Préparation des dossiers administratifs à l’entrée d’un salarié : DPAE, éléments contractuels, pièces justificatives.

b.Utilisation de modèles de contrats et checklists d’accueil

3.Rédaction de courriers RH types

a.Rédaction et mise en forme d’attestations, convocations, rappels divers

4.Organisation logistique des temps RH

a.Planification des entretiens professionnels et annuels (plannings, salles, documents)

5. Respect de la confidentialité et des données sensibles

a.Notions de secret professionnel, RGPD et bonnes pratiques pour la gestion des données personnelles RH

b.Règles de diffusion, classement et archivage des documents RH (papier et numérique)

ÉVALUATION DES ACQUIS

• Quiz de positionnement en début et fin de module
• Évaluation formative via mises en situation
• Evaluation de la satisfaction
• Remise d’une attestation de formation

Objectifs pédagogiques :

A l’issue de la formation les apprenants seront capables de:

• Concevoir un CV et une lettre de motivation professionnels, personnalisés et modernes
• Identifier des offres d’emploi réelles correspondant à son profil
• Adapter sa candidature à chaque offre
• Se préparer de manière concrète et confiante aux entretiens d’embauche
• Savoir présenter son parcours et répondre aux questions types

MOYENS TECHNIQUES ET PÉDAGOGIQUES

• Salle de formation équipée (écran de projection, paperboard, connexion wifi, imprimante)
• Mise à disposition de ressources documentaires
• Mise à disposition d’ordinateur et logiciels (open source et/ou payant)
• Accès à une plateforme d’apprentissage collaborative (google classrooms et suite google)

CONTENU DE LA FORMATION

1.Candidatures efficaces

a.Créer un CV professionnel avec Canva

i.Présentation de l’outil Canva (version gratuite) : fonctionnalités, limites, exportation.

ii.Sélection et personnalisation d’un modèle de CV en fonction du projet professionnel

iii.Valorisation des compétences, expériences et résultats de manière visuelle et structurée

iv.Export du CV en format PDF

b.Rédiger une lettre de motivation percutante avec l’appui de l’IA

i.Décryptage des attentes d’une lettre de motivation ciblée (structure, ton, mots-clés).

ii.Utilisation raisonnée de ChatGPT : génération d’un brouillon à retravailler.

iii.Réécriture personnalisée : alignement avec l’offre, valorisation du profil, esprit critique face à l’IA

c.Candidater à des offres réelles

i.Recherche active d’annonces via France Travail, HelloWork, Indeed, LinkedIn

ii.Sélection de 2 à 3 offres cohérentes avec le projet de chaque participant

iii.Analyse fine des annonces (mots-clés, compétences implicites, contraintes)

iv.Production de candidatures complètes (CV + lettre de motivation)

v.Envoi des candidatures après validation du formateur

2.Construire et affiner son pitch professionnel

a.Identification des éléments clés de son profil : parcours, compétences, valeur ajoutée.

b.Rédaction d’un pitch de 60 à 90 secondes adapté à différents contextes (salon, entretien, prospection)

c.Entraînement en binômes ou petits groupes

d.Retour constructif du formateur et réajustements personnalisés

3. Simulations d’entretien d’embauche

a.Revue structurée des questions types (motivations, points forts/faibles, expériences)

b.Méthodes de réponse efficaces : technique STAR, exemples concrets et adaptables

c.Mises en situation réalistes : entretiens individuels et collectifs simulés

d.Débrief individualisé avec axes de progression ciblés (verbal, posture, contenu)

4.Coaching collectif – Posture et codes professionnels

a.Comportements attendus en contexte de recrutement : ponctualité, écoute, présentation

b.Communication verbale et non verbale : gestion du stress, regard, gestuelle

c.Conseils personnalisés : comment se démarquer selon son profil, sans en faire trop

ÉVALUATION DES ACQUIS

• Quiz de positionnement en début et fin de module
• Évaluation formative via mises en situation
• Evaluation de la satisfaction

Remise d’une attestation de formation